Strategi Perencanaan IT

1. Strategi IT dan Proses Perencanaan Strategis

Bisakah strategi bisnis yang efektif ada saat ini tanpa IT? Bisa nonprofit atau instansi pemerintah memenuhi misi mereka tanpa strategi teknologi? Tentu saja tidak. itu mengapa strategi TI dimulai dan diakhiri dengan bisnis-dan harus menjadi bagian integral dari strategi bisnis.

Melakukan investasi TI atas dasar kebutuhan mendesak atau Ancaman kadang-kadang diperlukan, tetapi pendekatan reaktif tidak akan memaksimalkan ROI- dan dapat mengakibatkan tidak kompatibel, berlebihan, mahal-untuk-menjaga, atau sistem gagal.

Ada 4 poin utama dari rencana strategis IT adalah:

1. Untuk meningkatkan pemahaman manajemen peluang IT dan keterbatasan
2. Untuk menilai kinerja saat ini
3. Untuk mengidentifikasi kapasitas dan kebutuhan sumber daya manusia
4. Untuk memperjelas tingkat investasi yang dibutuhkan

Strategi TI dapat dibagi menjadi 2 kategori:

1. Pengembangan IT didalam rumah.

Pengembangan IT didalam rumah di mana sistem yang dikembangkan atau bekerja TI lainnya dilakukan di rumah, mungkin dengan bantuan perusahaan konsultan atau vendor.

2. Pengembangan Outsourcing 

Sourcing di mana sistem yang dikembangkan atau bekerja TI dilakukan oleh pihak ketiga atau penjaja. Ada banyak versi dari sumber, yang juga telah dipanggil outsourcing. Kerja atau pengembangan dapat bersumber kepada perusahaan konsultan atau vendor yang berada dalam negara yang sama, yang disebut sebagai onshore sumber. Atau pekerjaan dapat bersumber lepas pantai negara-negara lain. Sourcing yang dilakukan off-shore juga disebut offshoring.

Alasan mengapa proyek TI mungkin ditinggalkan:

1. Strategi bisnis berubah
2. Teknologi berubah
3. Proyek ini tidak akan selesai tepat waktu atau anggaran
4. Sponsor proyek bertanggung jawab tidak bekerja sama dengan baik
5. Strategi TI diubah ke awan atau SaaS.

2. Tata Kelola Perusahaan IT

Tujuan dari tata kelola TI adalah penciptaan kerangka manajemen yang memaksimalkan nilai bahwa sebuah organisasi berasal dari TI dalam mendukung tujuan strategis. Singkatnya, tata kelola TI adalah tentang melakukan hal yang benar pertama kali sekitar. Pemerintahan IT adalah bagian dari kegiatan tata kelola perusahaan yang lebih luas, namun memiliki spesifik sendiri fokus. Manfaat pengelolaan TI yang efektif dikurangi biaya dan kerusakan yang disebabkan oleh kegagalan TI; dan lebih percaya, kerja sama tim, dan kepercayaan diri dalam penggunaan IT dan orang-orang yang menyediakan layanan IT.

Pengelolaan TI meliputi Manajemen IT dan kontrol di lima bidang utama:

1. Mendukung strategi: Menyediakan arah yang strategis untuk TI.
2. Memberikan nilai: Konfirmasi nilai bisnis yang maksimal dari IT.
3. manajemen risiko: Menegaskan bahwa risiko telah dikelola secara memadai.
4. manajemen sumber daya: Menyediakan arah untuk sumber dan penggunaan sumber daya TI.
5. IT Kinerja manajemen: Verifikasi kepatuhan strategis, atau pencapaian tujuan strategis TI.

Aktivitas memprotes Tumpahan Minyak BP
di stasium Gas BP dibagian Soho New York City

3. Menyelaraskan TI dengan Strategi Bisnis

Keselarasan adalah kegiatan manajemen yang kompleks, dan kompleksitasnya meningkat sebagai laju persaingan global dan perubahan teknologi yang meningkat. Keselarasan IT-bisnis dapat ditingkatkan dengan berfokus pada kegiatan-kegiatan berikut:
1. Memahami IT dan perencanaan perusahaan. Sebuah prasyarat untuk mengefektifkan kesejajaran IT-bisnis untuk CIO untuk memahami perencanaan bisnis dan untuk CEO dan perencana bisnis untuk memahami perencanaan TI perusahaan mereka.
2. CIO adalah anggota manajemen senior. Kunci untuk mencapai IT-bisnis alignment untuk CIO untuk mencapai pengaruh strategis. Alih-alih menjadi sempit teknologi, CIO harus baik bisnis-dan teknologi-cerdas.
3. Budaya bersama dan komunikasi yang baik. CIO harus memahami dan membeli ke dalam budaya perusahaan sehingga IS berencana tidak terjadi dalam isolasi. Sering, terbuka, dan efektif komunikasi sangat penting untuk memastikan budaya bersama dan menjaga semua orang menyadari kegiatan perencanaan dan dinamika bisnis.
4. Komitmen untuk perencanaan TI oleh manajemen senior. Manajemen senior komitmen untuk perencanaan TI sangat penting untuk keberhasilan.
5. Multi-level link. Link antara bisnis dan TI berencana harus dilakukan pada strategis, taktis, dan operasional tingkat.

Strategi Penyelarasan IT

Efek Cambuk (Bullwhip Effect)

Bullwhip effect (atau efek cambuk) merupakan istilah yang digunakan dalam dunia inventory yang mendifinisikan bagaimana pergerakan demand dalam supply chain. Bullwhip Konsepnya adalah adalah suatu keadaan yang terjadi dalam supply chain, dimana permintaan dari customer mengalami perubahan, baik semakin banyak atau semakin sedikit, perubahan ini menyebabkan distorsi permintaan dari setiap stage supply chain. Distorsi tersebut menimbulkan efek bagi keseluruhan stage supply chain yaitu permintaan yang tidak akurat. Efek dari kondisi ini adalah semakin tidak akuratnya data permintaan.

 

Ada banyak hal yang bisa menyebabkan terjadinya bullwhip effect ini. Dalam hal ini menurut Lee et al (1997) mengidentifikasi 4 penyebab utama dari bullwhip effect yaitu:

1. Demand yang jarang sekali stabil
Hal ini mengakibatkan peramalan permintaan yang kita buat juga jarang sekali akurat, sehingga terjadinya error pada forecast dimana perusahaan mengantisipasi dengan membuat safety stock. Namun jika ditarik dari produk jadi yang diserahkan ke customer sampai ke raw material yang ada di pabrik maka akan terlihat lonjakan demand yang sangat tajam. Pada periode dimanademand sedang melonjak maka seluruh partisipan pada chain akan meningkatkan inventorinya namun jika demand pada periode tertentu sedang turun maka partisipan harus menurunkan inventorinya. Akibat dari besarnya safety stock berpengaruh pada tidak efisiensinya produksi, dan juga mengakibatkan rendahnya utilization pada pendistribusian. Dapat juga berpengaruh pada buruknya customer service dan juga buruknya image perusahaan dikarenakan stock yang sudah terlalu lama, sehingga produk menjadi rusak. Terlebih lagi hiringdan lay-off pekerja berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan akibat dari training dan juga pembayaran pesangon pekerja.

2. Order Batching
Pada saat inventory pada perusahaan sudah menurun, maka perusahaan biasanya tidak langsung memesan barang, ini dikarenakan perusahaan memesan berdasar order batching atau akumulasi permintaan sebelum memesan pada supplier. Biasanya order batching ada dua macam yaitu periodic ordering and push ordering. Perusahaan biasanya memesan secara mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Jadi yang dihadapi oleh supplier ketika perusahaan memesan secara periodik adalah terjadinya tingkat permintaan yang tinggi untuk bulan ini disusun dengan kekosongan di bulan berikutnya. Pemesanan secara periodik ini mengakibatkan bullwhip effect. Salah satu masalah yang dihadapi untuk melakukan pemesanan secara frekuensi adalah masalah biaya transportasi, dimana terdapat perusahaan akan rugi jika memesan barang dengan muatan yang tidak penuh.

3. Price Fluctuation

Manufacture dan distributor biasanya membuat promosi secara periodikal, sehingga membuat pembeli melakukan permintaan menjadi lebih banyak dari yang sebenarnya dibutuhkan. Promosi semacam ini dapat membuat supply chain menjadi terancam, ini dikarenakan pembeli akan memesan lebih banyak dari yang dibutuhkan ketika sedang ada promosi dan ketika harga menjadi normal maka tidak ada pembelian karena customer masih memiliki stock barang. Ini membuat peta permintaan tidak menunjukkan pola yang sebenarnya. Dan variasi dari pembelian lebih besar dari variasi consumsion rate sehingga ini menimbulkan bullwhip effect.


4. Rationing and Shortage Gaming
Pada saat salah satu rantai dari supply chain management ada yang melakukan “permainan” yang mengakibatkan pabrik tidak mengetahui permintaan pasar yang sebenarnya sehingga terjadi kekurangan atau kelebihan stock di pasaran yang mengakibatkan kekacauan di downstream, atau ada salah satu mata rantai yang melakukan penimbunan barang agar terjadi scarcity dan menimbulkan kekacauan di mata rantai SCM, sehingga permintaan meningkat dari downstream. Ini juga mengakibatkan bullwhip effect.

    Idealnya suplai dari produsen ke konsumen akan berjalan dengan lancar meskipun melalui berapa tahapan. Misalkan dari produsen sesudah barang jadi diproduksi dikirim ke gudang, kemudian dari gudang dilanjutkan disebar ke distributor, setelah dari distributor barulah akan disebarkan ke penjual eceran (retail), dan terakhir akan diterima ketangan customer (pembeli). Permasalahan baru akan terjadi ketika, hasil penjualan suatu periode dijadikan referensi untuk rencana produksi diwaktu yang akan datang. Padahal pada kenyataannya, permintaan dari customer terus berubah-ubah. Ketidakpastian permintaan customer inilah yang menjadi penyebab utama bullwhip effect.

     Akibat yang akan terjadi pada awalnya adalah kesalahan dalam memproduksi jumlah barang. Pada satu sisi ketika barang yang diproduksi jumlahnya berlebih, maka yang akan terjadi adalah penumpukan barang. Setiap penumpukkan barang akan mengakibatkan penambahan biaya penyimpanan (storage) yang tentunya ini akan menjadi kerugian biaya tersendiri. Belum lagi jika selama penyimpanan ada barang yang mengalami kerusakan atau defect. Begitu pula sebaliknya, jika barang yang diproduksi terlalu sedikit, atau kurang dari kebutuhan customer, maka akan didapatkan kerugian kehilangan kesempatan menjual barang kepada customer. Jika produk yang kita jual jenisnya adalah yang unik dan tidak memiliki pesaing mungkin kita bisa mempertahankan pelanggan. Namun jika produk yang kita jual juga ada pesaing lainnya yang menjual produk serupa, maka akan ada kemungkinan customer kita akan berpindah ke penjual lainnya, yang tentu saja ini adalah suatu bentuk kerugian tersendiri, kehilangan pelanggan.

    Penumpukan barang adalah salah satu kasus awal, dan yang terakhir adalah menghilangnya pelanggan, bayangkan jika kedua keadaan ini terjadi secara bersamaan. Yang akan terjadi adalah kekacauan dari rantai suplai dan usaha yang kita miliki.

Pendekatan yang Dapat Mengurangi Bullwhip Effect :
1. Menerapkan information sharing,
2. Memeperpendek atau mengubah struktur supply chain,
3. Mengurangi fixed cost,
4. Menciptakan stabilisasi data, dan
5. Memperpendek lead time.

Apa Sech Penyebab Fenomena ini :
     Namun dari beberapa penyebab di atas yang mempunyai pengaruh terbesar dalam terjadinya bullwhip effect adalah demand forecasting updating, jumlah stage dalam supply chain dan variasi harga. Bagaimana hal tersebut bisa mempunyai pengaruh besar dalam proses bullwhip tersebut? Logikanya sebagai berikut, setiap kali ada permintaan konsumen 10 permen, retailer akan memberikan persediaan total 15 permen, mengapa karena si retailer akan berusaha untuk memenuhi service level, hal ini akan terus meningkat ke ujung supply chain, si pembuat permen pasti akan mendapatkan order 25 permen dari retailer, seterusnya si manufaktur permen akan membeli bahan pembuat permen untuk minimal bikin 25 permen atau lebih, pastinya lebih. Sedangkan variasi harga akan memberikan sebuah fenomena seperti diskon, ketika si retail memberikan diskon yang besar maka permintaan konsumen akan meningkat dan sangat berpengaruh selanjutnya seperti logika di atas, permintaan akan selalu meningkat di setiap stage supply chain.